De opdrachtgever Sociaal Domein Fryslan is het centraal uitvoeringsorgaan voor de provincie Friesland met betrekking tot inkoop zorg vanuit WMO, Jeugdwet en Participatiewet. Na de decentralisatie van de Wmo, Jeugdwet en Participatiewet in 2015 kregen de gemeenten er een groot aantal taken bij. De Friese gemeenten besloten toen om een nieuwe organisatie in het leven te roepen: SDF. Deze organisatie heeft een breed pakket aan taken: voor en namens de Friese gemeenten beleidsvoorbereiding doen, en Jeugdhulp en Beschermd wonen inkopen én contractmanagement uitvoeren. Ook Maatschappelijke Opvang, Vrouwenopvang en Veilig Thuis horen bij SDF.
Binnen de taakstelling van SDF is er sprake van een groot aantal (vaak) meerjarige contracten met leveranciers van zorg en andere voorzieningen. Het totale pakket heeft een omvang van zo’n € 280 miljoen. SDF constateerde de behoefte om het contractmanagement en het (dikwijls Europese) aanbestedingsproces te optimaliseren. Na een uitvraag werd die opdracht tot optimalisatie gegund aan RNEW.
RNEW splitste de aanvraag in twee fases. De eerste stap: een analyse van het bestaande proces, met daaraan gekoppeld een advies voor verbeteringen. Indien SDF kon instemmen met het advies, zou de tweede stap volgen: de implementatie van de geadviseerde voorstellen.
De eerste fase – totaal vier maanden – bestond uit een grondige kennismaking met de organisatie en de processen. Die vond uitgebreid plaats. Nadruk lag vooral op de werksessies met de medewerkers van het team Contractmanagement, gevolgd door intensieve gesprekken met het management. Op die manier kreeg RNEW een helder beeld van de bestaande aanpak en rolverdeling. Daardoor werden diverse optimalisatiekansen zichtbaar. In het daaropvolgende advies hebben we een uitwerking gemaakt op basis van drie pijlers:
1. Team
2. Systeem
3. Proces
Onze aanbevelingen werden door SDF overgenomen en zo kon de stap naar implementatie volgen: waar wil je naartoe als organisatie, waar hebben de deelnemende gemeenten behoefte aan, en hoe ga je daarop inspelen? Om dat te helpen bewerkstelligen hebben we ons allereerst gericht op het aanscherpen van de visie en strategie van SDF, en specifi ek van het team Contractmanagement
Allereerst werd voorzien in de realisatie van een taakgericht systeem (vergelijkbaar met een CMS), waarin alle leveranciers, contracten en afspraken veel gemakkelijker te raadplegen werden; dit maakte het contractbeheer beter te controleren en managen. In dit systeem werden ook belangrijke gegevens over de contractpartners vastgelegd, zoals risicoprofiel, contractwaarde en de contracten zelf.
Ten tweede werd voor Wmo en Jeugdzorg één centraal aanspreekpunt opgezet, zodat gemeenten en contractpartners altijd terecht kunnen bij een ‘single point of contact’. Daarmee werden de communicatielijnen vereenvoudigd en werd de transparantie groter.
Dankzij de verbeterde inzichten die het systeem geeft, was het ook mogelijk onderscheid aan te brengen tussen kleinere, eenvoudigere contracten en grote en/of specialistische contracten. Daarmee konden ook verschillende rollen binnen SDF worden toegewezen bij de beoordeling. Op basis van gedragsstijlen (Profile Dynamics) werden medewerkers getraind om vaardigheden te ontwikkelen die passen bij het beoordelingsproces van verschillende contractaanbiedingen en het relatiebeheer en -contact.
Inmiddels is er zowel binnen het team Contractmanagement als SDF een goede ontwikkeling. Hoewel het project nog
gaande is, tekenen de positieve resultaten zich al af.
De organisatie stroomlijnen, rollen herzien, rapportages verbeteren en communicatie structureel optimaliseren: dit is wat de expertise van RNEW kan opleveren, van advies tot en met implementatie. De uitkomst: transparante en beheersbare processen die effectiever zijn en zorgen voor tevreden klanten en gebruikers.
Vul het onderstaande formulier in en ontvang het whitepaper per e-mail
Vul het onderstaande formulier in, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.